Niet alleen voor de groot onderhoudsprojecten is het van belang om een analyse te maken van het aandeel onderhoud (kosten) en verbetering (activeren). Ook voor de reguliere onderhoudslasten die in de winst- en verliesrekening staan dient een dergelijke analyse gedaan te worden. Aangezien het vaak om enorme hoeveelheden data gaat, is het haast onmogelijk en zeker inefficiënt om een handmatige en integrale controle te doen op alle onderhoudsboekingen. Bepaalde ‘usual suspects’ (denk hierbij aan het aanbrengen van nieuwe CV-installaties, isolatie, mechanische ventilatie, zonnepanelen, etc.) kunnen vaak al uit de grote hoop gedestilleerd worden middels gerichte zoekacties of data-analyse. Maar daarmee zijn nog niet alle mogelijke verbeteringselementen in de onderhoudslasten gevonden.

Om te weten of er in de grote hoeveelheid posten nog andere fiscaal te activeren uitgaven zitten, zou een statistische steekproef uitkomst kunnen bieden. Als de steekproefpopulatie op een juiste manier wordt bepaald (lees: voldoet aan de eisen die de Belastingdienst hieraan stelt) en de daaruit voortkomende controleposten zijn beoordeeld, kan ook het verbeteringsaandeel in de overige onderhoudslasten definitief worden bepaald.

Het is overigens zeker niet noodzakelijk om ieder jaar een dergelijke steekproef uit te voeren. Wij adviseren om over een periode van drie jaar in ieder geval het onderhoud over een periode van 12 maanden (hoeft niet noodzakelijkerwijs uit hetzelfde boekjaar te zijn) volledig beoordeeld te hebben. De eerder genoemde ‘usual suspects’ (die dus relatief eenvoudig uit de onderhoudslasten zijn te destilleren), zouden wel ieder jaar beoordeeld en gecorrigeerd moeten worden.