Hoe ziet de verwerking van de werkkostenregeling (WKR) vijf jaar na opname als een verplichting binnen de loonheffingen uit? De WKR biedt de mogelijkheid om bepaalde kosten die vallen onder de definitie van loon voor de loonheffing, als onbelaste vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aan werknemers te laten toekomen. Lees hier de praktische ervaringen en tips van onze WKR-specialist Jo Seroo.
In de praktijk blijkt dat de WKR de hele organisatie raakt. WKR-gerelateerde kosten worden namelijk op allerlei plekken binnen de organisatie gemaakt. Verder is het zo dat vastleggingen die van belang zijn voor de WKR zowel in de salarisadministratie als in de financiële administratie plaatsvinden. Het gevolg is dat de WKR een grote mate van versnippering kent binnen organisaties. Deze versnippering heeft een grote invloed op:
- Het nakomen van de WKR-richtlijnen die door de hoogste leiding in de organisatie zijn uitgevaardigd;
- De toekenning taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot de WKR;
- Het op peil brengen en houden van voldoende kennis van de WKR bij medewerkers en leidinggevenden;
- Het zorgen voor correcte en consistente vastleggingen met betrekking tot WKR-gerelateerde uitgaven;
- De kwaliteit van overzichten en rapportages op het gebied van WKR uit de administratieve systemen.
De complexiteit van de WKR neemt bovendien nog toe door alle hieraan verbonden verplichtingen, opgelegd vanuit de Belastingdienst.
Wat zien we in de praktijk?
Organisaties hebben in veel gevallen een hoop tijd en moeite gestopt in de implementatie van de WKR. We zien dat dit op verschillende manieren is gebeurd. Zo werd in de ene organisatie iemand van de afdeling Financiën kartrekker voor de WKR, bij de andere organisatie was dat de salarisadministratie en bij weer een andere organisatie de afdeling P&O. Er zijn ook organisaties die de WKR-implementatie in een projectteam onderbrachten, waar deze disciplines in participeerden.
Welke aanpak ook werd gekozen, we zien nu – vijf jaar later – dat veel maatregelen die tijdens de implementatie zijn bedacht en ingevoerd zijn afgebrokkeld of niet meer bestaan. Het nakomen van de verplichtingen van de WKR vraagt om een solide inbedding in de organisatie, de interne processen en de administratieve vastleggingen. Als men hier ten tijde van de implementatie al toe is gekomen, blijkt nu dus dat er flinke hiaten zijn ontstaan in de beheersing van de WKR.
Projectteams zijn opgeheven. Kartrekkers zijn overgegaan tot de orde van de dag en zijn niet of nog maar deels betrokken bij de WKR. Onduidelijk is wie precies verantwoordelijk is voor welk deel in het hele WKR-proces. Vaak ligt de WKR bij één medewerker, die zich verantwoordelijk voelt of de WKR zomaar in de schoot geworpen heeft gekregen. Natuurlijk probeert deze medewerker zaken zo goed mogelijk te doen. Maar gebrek aan tijd, kennis en draagvlak speelt hem of haar daarbij behoorlijk parten.
Veel organisatie lopen dan ook het risico dat de jaarlijkse aangifte WKR niet aan de hieraan gestelde criteria voldoet. Als uitvloeisel hiervan komt ook het juist toepassen van de wetgeving en dus de rechtmatigheid in het geding.
De weg voorwaarts
Een stevige herbezinning op de WKR lijkt bij veel organisaties nodig. Die herbezinning begint bij het besef dat er iets moet gebeuren. Grote stappen kunnen worden gezet door het goed neerzetten van de hiervoor genoemde punten:
- richtlijnen
- taken/verantwoordelijkheden/bevoegdheden
- kennis
- vastleggingen en
- rapportage.
Voeg hier een vleugje monitoring en toezicht aan toe en het fiscale beheersingsraamwerk rondom de WKR staat.
Wil je hier een keer over van gedachten wisselen? Of zelfs iets verder gaan? Neem dan contact op met mij of één van mijn collega’s.
Jo Seroo
WKR-adviseur
jo.seroo@juyst.nl
+(0)88-0043800
