Door de uitbraak van COVID-19 zullen dit jaar veel meer kerstpakketten worden verzonden aan werknemers dan voorheen. Aangezien je als werkgever deze kerstpakketten voor het personeel graag buiten de loonheffingen wilt houden, is het belangrijk om te weten hoe je dit als werkgever kunt doen.
Binnen de kleine geschenkenregeling zijn (de verzendkosten van) geschenken aan personeel vrijgesteld van loonheffingen. Voor de kleine geschenkenregeling moet echter wel worden voldaan aan drie cumulatieve voorwaarden:
-
- Je geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo’n attentie zouden geven (denk hierbij aan een geschenk bij huwelijk, geboorte of ziekte).
- Je geeft géén geld of een waardebon.
- De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal €25. Waarbij je eventuele bezorgkosten niet hoeft mee te tellen als die kosten op de factuur zijn gespecificeerd of apart zijn gefactureerd.
Deze kleine geschenkenregeling haalt het geschenk (en de bezorgkosten) in zo’n geval weg uit de dienstbetrekking sfeer, waardoor het door de Belastingdienst niet gezien wordt als (te belasten) loon.
De verzendkosten voor het toesturen van een kerstpakket, of een ander geschenk voor algemene feestdagen zoals sinterklaas of Pasen, aan personeel vallen echter niet onder de kleine geschenkenregeling. Net als het geschenk zelf. Hierover moet dus in beginsel loonheffingen worden afgedragen.
Daarom zul je als werkgever zowel het kerstpakket als de bezorgkosten ten laste moeten brengen van de vrije ruimte om deze onbelast aan het personeel te kunnen verstrekken. De vrije ruimte is vanwege COVID-19 reeds verruimd voor 2020 en bedraagt zodoende 3% (was: 1,7%) over de eerste € 400.000 van de totale fiscale loonsom en daarboven 1,2%.
Conclusie: Wijs zowel de kosten van de kerstpakketten als de bijbehorende bezorgkosten in de financiële administratie aan als vrije ruimte. En let op: mocht de vrije ruimte overschreden worden in 2020 dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag van de overschrijding. In dat geval zou het naast de verzendkosten nog wel eens extra kostenbesparend kunnen zijn om de kerstpakketten toch maar persoonlijk bij de werknemers langs te gaan brengen.
Mocht u meer willen weten over de werkkostenregeling en bovenstaande informatie? Dan kunt u contact opnemen met onze collega’s Anne Opbroek of Jo Seroo via 088 004 38 00.
