In de vorige nieuwsbrief werd al melding gemaakt van een hertoetsing die dit jaar zal gaan plaatsvinden door het SRA. In de afgelopen maand hebben we een inhoudelijke reactie gegeven op het toetsingsverslag door het SRA, aanvullend hebben we een verbeterplan opgesteld. Dit plan is op 30 januari 2024 goedgekeurd door het bestuur van Juyst en vervolgens ook op 30 januari 2024 uitvoerig besproken in het VTO voor de accountants.
Het verbeterplan is op 1 februari 2024 ingegaan en zal naar verwachting eind mei/begin juni 2024 zijn afgerond. Overigens zullen hierna de afspraken gewoon blijven doorgaan. Het SRA heeft positief gereageerd op onze voortvarende aanpak en toegezegd op korte termijn een hertoetsing in te plannen. Inmiddels zijn de data van deze hertoetsing bekend; op woensdag 19 juni 2024 en donderdag 20 juni 2024 zal deze plaatsvinden. Het SRA zal deze twee dagen met twee personen aanwezig zijn.
De hertoetsing zal zich richten op de volgende onderdelen:
- Stelsel van kwaliteitsbeheersing – accountants
- Beoordelingsopdrachten
- Samenstelopdrachten
Vorige toetsing in oktober 2023
Bij de vorige toetsing in oktober 2023 werden het stelsel van kwaliteitsbeheersing – fiscale praktijk en de overige accountants-opdrachten wel als voldoende beoordeeld. Deze onderdelen zullen niet in de hertoetsing worden betrokken.
De belangrijkste punten uit het verbeterplan zijn de volgende:
Versterking en verdere profilering van de vakgroep Kwaliteit. Deze bestaat uit de volgende personen:
- Kwaliteitsbepaler John – Eindverantwoordelijke voor het onderdeel kwaliteit voor de gehele organisatie van Juyst.
- Kwaliteitsmanager en bureau vaktechniek Hub – Er wordt een apart e-mailadres geopend waar alle vragen op het gebied van kwaliteit en vaktechniek kunnen worden gesteld. Hub zal samen met Brigitte zorgen voor tijdige beantwoording hiervan. Waar nodig met ondersteuning van Philippe en John.
- Compliance Officer (extern) Philippe – Philippe zal ons gevraagd en ongevraagd adviseren en bijstaan in het verbeteringsproces van onze kwaliteit. Philippe is reeds betrokken geweest bij de reactie naar het SRA, het opstellen van het verbeterplan en het opstellen van het periodiek compliance-verslag. Daarnaast zullen we zijn brede ervaring inzetten om ons maximaal voor te bereiden op de hertoetsing.
Elke samenstelopdracht begint vanaf heden met een kick-off meeting tussen accountant en de assistent(en) betrokken bij de opdracht. Een samenstelopdracht kan pas beginnen nadat is vastgesteld dat de kwaliteit van de kolommenbalans voldoende is (scheiding tussen administratief proces en samenstelproces), daarnaast dienen actuele ontwikkelingen bij de klant te worden besproken (ook assistent dient op de hoogte zijn van actuele ontwikkelingen), tevens dienen de significante posten te worden aangegeven e.e.a. met als doel op een zo efficiënt mogelijke wijze de juiste werkzaamheden uit te voeren. Van accountants wordt verwacht dat deze niet alleen vooraf maar ook gedurende de opdracht betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht. De accountant is en blijft immers de eindverantwoordelijke.
Ter bewaking van de kwaliteit van de samenstelopdrachten (en ook beoordelingsopdrachten) worden regelmatig interne reviews of OKB’s uitgevoerd. De kwaliteitsbepaler zal dit met de accountants verder communiceren. De uitkomsten van deze reviews zullen worden besproken met de betrokken accountants maar ook worden besproken in de VTO’s. Doel is steeds van elkaar te leren en samen te zorgen voor een betere kwaliteit.
Het kwaliteitshandboek is op een aantal punten geactualiseerd, hierover zal nog een separate mail volgen van Hub. Daarnaast vinden we het belangrijk dat iedereen met dezelfde formulieren werkt. Als voorbeeld de opdrachtbevestigingen. De procedure wordt als volgt: Eerst wordt een offerte opgesteld, deze bevat een opsomming van alle aangeboden werkzaamheden door ons kantoor en afspraken over de prijsstelling. Ondertekening van deze offerte kan plaatsvinden door relatiebeheerder, accountant of fiscalist. Vervolgens wordt een opdrachtbevestiging gemaakt door de accountant voor de samenstelwerkzaamheden en daarnaast nog een opdrachtbevestiging voor de overige dienstverleningen, deze wordt ondertekend door de relatiebeheerder of fiscalist. Het is niet gewenst om een gezamenlijke opdrachtbevestiging te gebruiken voor accountants – en niet accountantswerkzaamheden. Het jaarlijks herbevestigingen van de opdrachtbevestiging is alleen noodzakelijk indien klant-specifieke wijzigingen hebben plaatsgevonden of anderszins wijzigingen hebben plaatsgevonden in wet- en regelgeving. Over de behandeling van de opdrachtbevestigingen en overige formulieren zullen we nog een aparte mail versturen.
De aankomende tijd staat opnieuw een drukke periode voor de boeg, waarin we naast onze gebruikelijke werkzaamheden ook te maken krijgen met de aankomende herbeoordeling door het SRA en de uitdaging van de verhuizing in Echt. Desondanks gaan we met veel energie aan de slag in de hoop dat we medio juni een belangrijke mijlpaal bereiken met een positieve beoordeling, waarna we van daaruit verder kunnen groeien naar een kwalitatief hoogwaardige organisatie.
