Overzicht Roibot modules

Hierna worden de volgende Roibot modules kort toegelicht. We delen de beschikbare modules voor de duidelijkheid in per toepassingsgebied

Controle

Auditfile-conversie

Controllers, auditors en financieel medewerkers krijgen regelmatig auditfiles aangeleverd van verschillende boekhoudpakketten. Deze XML-bestanden bevatten waardevolle financiële gegevens zoals grootboekrekeningen, mutaties en debiteuren-crediteuren informatie, maar zijn in hun oorspronkelijke vorm lastig te gebruiken voor analyses.

De module Auditfile Conversie transformeert deze complexe XML-bestanden (versies 2.0 t/m 3.2) automatisch naar werkbare Excel-, CSV- of database-tabellen. Je kunt kiezen tussen een snelle conversie van alleen grootboekmutaties of een complete export van alle beschikbare data. Binnen enkele minuten heb je toegang tot gestructureerde data waarin je direct kunt werken, in plaats van uren te besteden aan het handmatig ontcijferen van XML-structuren.

Auditfile-validatie

Voordat je begint met het analyseren van auditfiles, wil je zeker weten dat de data technisch correct en betrouwbaar is. Auditfiles komen in verschillende versies en ‘interpretaties’ van de standaard, wat kan leiden tot problemen tijdens je analyse.

De module Auditfile Validatie controleert automatisch of XML-bestanden correct gestructureerd zijn en voldoen aan de officiële auditfile-standaarden. De module detecteert problemen zoals ontbrekende verplichte velden, verkeerde datatypes of inconsistente structuren en geeft een duidelijk rapport van alle gevonden afwijkingen. Zo voorkom je dat je tijd verspilt aan analyses van corrupte data en kun je vooraf beoordelen of een bestand bruikbaar is.

Afwerken controle

Na het analyseren van je data wil je vaak direct doorschakelen naar het uitvoeren van de eigenlijke controle. Deze overstap van analyse naar controle vereist meestal handmatige voorbereiding en formattering van je resultaten.

De module Afwerken Controle automatiseert deze overgang door je geanalyseerde data direct om te zetten naar een controlelijst die klaar is voor gebruik in de roibot.cloud controlemodule. Je selecteert eenvoudig je databron, geeft de controlelijst een herkenbare naam, en de module zorgt voor de juiste structurering. Hierdoor kun je naadloos overgaan van data-analyse naar inhoudelijke controle zonder tijdrovende tussenstappen.

Dubbele journaalposten

Dubbele boekingen kunnen de betrouwbaarheid van financiële rapportages ernstig aantasten. Het handmatig opsporen van deze duplicaten in grote administraties is tijdrovend en foutgevoelig, terwijl systematische fouten gemakkelijk over het hoofd worden gezien.

De module Dubbele Journaalposten vergelijkt automatisch journaalposten op basis van bedrag, datum, omschrijving en andere door jou gekozen kenmerken. Door gebruik van een seed-waarde zijn de resultaten volledig reproduceerbaar, wat belangrijk is voor controle en verantwoording. De module genereert een overzichtelijk rapport van alle verdachte transacties, zodat je je onderzoek kunt focussen op werkelijk problematische boekingen.

Testen op duplicaten

Duplicaten komen niet alleen voor in journaalposten, maar ook in facturen, betalingen en andere administratieve documenten. Het opsporen van deze duplicaten vereist vaak een flexibelere aanpak dan standaard vergelijkingen.

Deze module gebruikt een intelligente vergelijkingsstrategie waarbij je verschillende kolommen kunt gebruiken voor basisvergelijking en afwijkingsdetectie. Bijvoorbeeld: zoek facturen met dezelfde klant en beschrijving maar verschillende bedragen, of vind betalingen met identieke kerngegevens maar verschillende datums. De module kan ook omgaan met bijna-duplicaten door normalisatie van tekstopmaak en configureerbare toleranties voor kleine afwijkingen.

Geldsteekproef

Voor het trekken van statistisch verantwoorde steekproeven heb je normaal gesproken dure gespecialiseerde software nodig. Controllers en auditors moeten echter regelmatig Monetary Unit Samples (MUS) trekken om gekwantificeerde uitspraken te kunnen doen over grote populaties.

Deze module implementeert de volledige MUS-methodologie en stelt je in staat uitspraken te doen zoals “Met 95% betrouwbaarheid overschrijdt de fout de materialiteit van €50.000 niet”. Je stelt eenvoudig parameters in voor betrouwbaarheid, materialiteit en verwachte fouten, en de module berekent automatisch de juiste steekproefomvang en selecteert de te controleren geldeenheden. Door gebruik van een seed zijn steekproeven volledig reproduceerbaar voor controle.

Postensteekproef

Bij het testen van beheersmaatregelen en procescontroles heb je een andere benadering nodig dan bij geldsteekproeven. Het gaat hier om het vaststellen van foutpercentages in processen, niet om gekwantificeerde geldbedragen.

De module Postensteekproef berekent automatisch de juiste steekproefomvang op basis van gewenste betrouwbaarheid, verwachte foutfractie en kritieke foutpercentages. Voor complexere controles ondersteunt de module gelaagde trekking, waarbij je gefaseerd kunt werken en na elke fase evalueert of verdere controle nodig is. Dit bespaart tijd wanneer de kwaliteit al in een vroeg stadium voldoende blijkt.

Eenvoudige postensteekproef

Voor verkennende analyses of eenvoudige controles heb je vaak gewoon een willekeurige selectie nodig zonder complexe statistische onderbouwing. De uitgebreide steekproefmodules zijn dan overbodig en tijdrovend.

Deze eenvoudige variant trekt direct een door jou opgegeven aantal posten willekeurig uit je populatie. Je hoeft alleen het gewenste aantal en een seed-waarde in te voeren. Door de seed blijft de selectie reproduceerbaar, wat belangrijk is om aan te tonen dat er geen manipulatie heeft plaatsgevonden. Perfect voor situaties waar je snel representatief inzicht wilt krijgen zonder methodologische complexiteit.

Steekwoordenanalyse

Contracten, factuuromschrijvingen en andere tekstuele data bevatten vaak belangrijke risico-indicatoren, maar het handmatig doorzoeken van grote hoeveelheden tekst is praktisch onmogelijk. Je mist daardoor signalen die kunnen wijzen op compliance-problemen of andere risico’s.

De module Steekwoorden Analyse doorzoekt automatisch tekstkolommen op basis van door jou opgestelde woordenlijsten. De module biedt geavanceerde opties zoals fuzzy matching voor het vinden van varianten en spelfouten, en kan in meerdere tekstkolommen tegelijk zoeken. Bijvoorbeeld: zoek in alle factuuromschrijvingen naar termen gerelateerd aan representatie, relatiegeschenken of andere WKR-relevante uitgaven.

Fiscaal

Roibot WKR

Het beoordelen of uitgaven onder de werkkostenregeling vallen is tijdrovend en complex, vooral bij grote hoeveelheden transacties. Handmatige beoordeling is niet alleen inefficiënt, maar ook inconsistent en foutgevoelig.

Deze module gebruikt een Deep Learning model dat getraind is op WKR-gerelateerde teksten om automatisch classificaties toe te kennen. Het model analyseert omschrijvingen en kent labels toe zoals WKR+, WKR+- of WKR-, samen met een risico-indicatie (laag/midden/hoog) en mogelijke categorieën zoals vrije ruimte of nihilwaardering. Je kunt de precisie instellen: hoge precisie geeft minder maar nauwkeurigere resultaten, lagere precisie geeft meer resultaten die handmatige controle vereisen.

WKR-assistent

Na de automatische WKR-classificatie door Roibot WKR wil je vaak verdere uitwerking en controle van de resultaten. Dit vereist aanvullende tools en functionaliteit die voortbouwt op de AI-classificaties.

De WKR-assistent module ondersteunt bij vervolgacties en diepere analyse van WKR-geclassificeerde boekingen. Dit creëert een complete workflow van automatische detectie via Roibot WKR tot uitgewerkte controle en rapportage, zodat je een volledige en gedocumenteerde WKR-analyse kunt uitvoeren.

Algemeen

Query

Standaard modules dekken veel analyses, maar soms heb je specifieke bewerkingen nodig die verder gaan dan wat beschikbaar is. Voor complexe data-manipulaties en geavanceerde analyses heb je meer flexibiliteit nodig.

Deze module voert SQL-queries uit op projecttabellen voor onbeperkte data-analyse en -manipulatie. Voor gebruikers zonder SQL-kennis kun je in gewone woorden beschrijven wat je wilt en krijg je automatisch een query gegenereerd. Gevorderde gebruikers kunnen handmatig queries schrijven voor join-operaties, filtering, groepering en aggregatie. Dit is het gereedschap voor elke denkbare analyse die niet mogelijk is met standaard modules.

Markdown converter

Het schrijven van rapporten en documentatie kost veel tijd, vooral wanneer je moet focussen op opmaak in plaats van inhoud. Consistente documentstijlen zijn belangrijk voor professionaliteit, maar moeilijk te handhaven zonder templates.

Deze module converteert eenvoudige markdown tekstbestanden naar professionele documenten in DOCX, PDF of HTML formaat. Je kunt templates gebruiken voor gestandaardiseerde documentstijlen en focust tijdens het schrijven op inhoud in plaats van opmaak. Dit maakt het produceren van consistente, professionele rapportages veel efficiënter.

Draaitabel

Grote datasets zijn vaak moeilijk te overzien en analyseren in hun ruwe vorm. Je hebt samenvattingen en verschillende perspectieven nodig om patronen en trends te identificeren, maar het handmatig maken van deze analyses is tijdrovend.

De module Draaitabel transformeert ruwe data naar overzichtelijke samenvattingen door middel van dynamische draaitabellen. Je configureert zelf welke velden als rijen, kolommen en waarden fungeren, en de module voert automatisch berekeningen uit zoals sommen, gemiddelden en tellingen. Dit geeft je snel inzicht in complexe datasets vanuit verschillende invalshoeken, essentieel voor het maken van managementrapportages.

CSV-bestand exporteren

Data-uitwisseling tussen Roibot en andere systemen gebeurt vaak via CSV-bestanden. Verschillende applicaties en systemen hebben echter specifieke eisen voor scheidingstekens, encoding en formatting, waardoor standaard exports niet altijd werken.

Deze module biedt uitgebreide configuratiemogelijkheden voor CSV-export, van scheidingstekens en encoding tot header-instellingen. CSV-bestanden werken in alle spreadsheet applicaties en vormen een gestandaardiseerde manier voor data-uitwisseling. Hierdoor kun je resultaten uit Roibot naadloos gebruiken in andere systemen zonder kwaliteitsverlies of compatibiliteitsproblemen.

CSV-bestand importeren

Data komt vaak aan in CSV-formaat van verschillende bronsystemen, maar elk systeem gebruikt andere conventies voor scheidingstekens, encoding en dataformattering. Handmatige conversie is tijdrovend en foutgevoelig.

De import-module verwerkt CSV-bestanden met verschillende scheidingstekens en encoding, herkent automatisch veel voorkomende varianten en gaat correct om met verschillende datum- en getalnotaties. De module controleert tijdens import op veel voorkomende problemen en zorgt voor robuuste verwerking, zodat je probleemloos data uit verschillende bronsystemen kunt importeren.

Excel-bestand exporteren

Excel blijft het standaard gereedschap voor veel controllers en auditors voor verdere analyse en rapportage. Export via CSV kan echter leiden tot verlies van formatting en datatypes, wat problemen veroorzaakt bij verdere bewerking.

Deze module exporteert direct naar Excel-formaat waarbij getallen, datums en andere formatting behouden blijven. Excel-bestanden zijn universeel inzetbaar en de resultaten zijn direct bruikbaar voor professionele rapportages zonder aanvullende formattering. Dit zorgt voor naadloze integratie met bestaande Excel-workflows.

Excel-bestand importeren

Data komt vaak aan in Excel-formaat van verschillende afdelingen, compleet met formatting, formules en meerdere werkbladen. Conversie naar CSV betekent verlies van deze waardevolle structuur en formatting.

De Excel import-module behoudt alle formatting en datatypes, interpreteert getallen, datums en formules correct, en kan verschillende werkbladen uit één bestand importeren. Dit voorkomt kwaliteitsverlies en bespaart tijd doordat handmatige conversies niet nodig zijn.

Notificaties

Bij periodieke analyses en langlopende controles wil je direct weten wanneer resultaten beschikbaar zijn, zonder handmatig te hoeven checken. Dit is vooral belangrijk bij analyses die signaleringen opleveren die snel opgevolgd moeten worden.

De notificatie-module stuurt automatisch e-mailberichten wanneer analyses binnen projecten zijn afgerond. Je kunt notificaties instellen per project of groep projecten en collega’s automatisch op de hoogte houden van voortgang. Dit is essentieel voor efficiënt projectmanagement en zorgt ervoor dat belangrijke resultaten niet over het hoofd worden gezien.

Tabellen samenvoegen

Data komt vaak uit verschillende systemen en bronnen die gecombineerd moeten worden voor complete analyses. Het handmatig samenvoegen van datasets is foutgevoelig en tijdrovend, vooral wanneer structuren niet perfect matchen.

Deze module voegt meerdere tabellen samen tot één gecombineerde dataset met uitgebreide configuratiemogelijkheden. Je kunt tabellen horizontaal of verticaal combineren, met geavanceerde parameters voor verschillende samenvoegmethoden. De module controleert op conflicten en inconsistenties tijdens samenvoeging en zorgt voor consistente output ongeacht bronverschillen. Onmisbaar voor cross-systeem analyses en rapportages.