IT-auditing

10 jaar geleden is binnen de belastingdienst een controleaanpak voor internetbedrijven ontwikkeld, als reactie op de toenemende mate waarin ondernemingen hun bedrijfsactiviteiten naar het internet verplaatsten of uitbreidden.

Nu, 10 jaar later, is e-commerce en handel via internet ‘booming’. Traditionele winkels hebben het steeds zwaarder. Op verzoek van de belastingdienst heeft Juyst Audit & Monitoring voor de EDP-auditspecialisten van de belastingdienst een inkijkje gegeven in de huidige techniek achter de handel op internet.

Douane-autoriteiten zoeken naar comfort over de kwaliteit van ingediende douane-aangiften door AEO-certificaathouders. Alleen het uitvoeren van proceduretesten en lijncontroles levert onvoldoende controlebewijs.

De Douane geeft richting AEO-certificaathouders te kennen dat zij de kwaliteit van hun aangiften aantoonbaar moeten monitoren. In de jaarlijkse bureautoets confronteert de Douane de door haar verzamelde signalen uit fysieke- en aangiftecontroles met de door de AEO-certificaathouder verzamelde bevindingen uit de monitoring van het AEO-beheersingsraamwerk. Niet zelden komt het voor dat hieruit afwijkende beelden naar voren komen: de Douane heeft concrete signalen dat er onjuiste aangiften zijn ingediend, terwijl uit de monitoring activiteiten van de certificaathouder naar voren komt dat het beheersingsraamwerk prima heeft gefunctioneerd…

De Douane zoekt naar comfort over de kwaliteit van de ingediende aangiften. Het blijkt dat alleen het uitvoeren van organisatiegerichte werkzaamheden zoaals proceduretesten en lijncontroles onvoldoende comfort leveren. En dat terwijl de Belastingdienst de methode om dit comfort te bieden al geruime tijd geleden heeft gepubliceerd in de Controleaanpak Belastingdienst (CAB)!. Ook de Douane onderschrijft deze aanpak. De aanpak bestaat uit het slim selecteren van (aangifte)transacties, die aan detailcontrole moeten worden onderworpen. ‘Slim’ is in dit verband ‘willekeurig’ door middel van een statistische steekproef. Het random selecteren zorgt er namelijk voor dat de steekproefselectie representief is voor de populatie waaruit hij wordt getrokken.

De steekproefselectie is in omvang beperkt en kan desgewenst gedurende het jaar worden opgebouwd, zodat aan het einde van het jaar de vereiste hoeveelheid detailcontroles wordt bereikt. Meer dan enkele tientallen detailcontroles per maand zijn doorgaans niet nodig. Sterker nog: als de interne beheersing van voldoende niveau is (dit mag van een AEO-houder worden verwacht), kan een reductie van maar liefst 75% (!) op de steekproefselectie worden toegepast. Het inzetten van deze ‘positieve voorkennis’ over de opzet en bestaan van de interne beheersmaatregelen, moet wel worden onderbouwd. Dat onderbouwen gebeurt door het vlaggen van 25 posten uit de resterende 25% van de steekproefselectie als ‘DP’. DP staat daarbij voor ‘Dual Purpose’. Deze posten worden in de detailcontrole niet alleen beoordeeld op inhoudelijke juistheid (‘heb ik de juiste aangifte gedaan?’), maar óók op het correct toepassen van de vereiste procedures (‘is de aangifte tot stand gekomen volgens de afgesproken procedures?’).

Concreet leidt deze aanpak tot bijvoorbeeld 500 steekproefposten die op jaarbasis moeten worden gecontroleerd. Dit lijkt/is veel. Maar door toepassen van de reductie van 75% hoeven slechts 125 posten in detail op inhoudelijke juistheid te worden gecontroleerd en 25 posten op het correct toepassen van procedures. Per maand levert dit een ‘controlelast’ op van circa 10 inhoudelijke controles en 2 procedurele controles. Uit ervaring blijkt dat dit in tijd ongeveer 3 tot 5 uur per maand kost. Hierbij moet wel de tijd worden opgeteld, die het vergt om gegevens uit de systemen te halen en de steekproef op te zetten en te trekken. Dit proces kan echter in hoge mate geautomatiseerd plaatsvinden.

Is hiermee de kous af? Niet bepaald. Als de voorgaande aanpak wordt gevolgd en eventueel door een onafhankelijke derde wordt gecontroleerd en gevalideerd, is verdere reductie op de steekproefselectie mogelijk. Eerst naar 87,5% en daarna zelfs naar 100% reductie…

Is er een adder onder het gras? Welnu, we kunnen er twee noemen:

• Uw systemen werken niet mee bij het samenstellen van de onderzoekspopulatie… Vaak is dit een eenmalig probleem, dat door het definiëren van een standaardrapport kan worden ondervangen.
• U bent minder ‘in control’ dan u denkt… De aanpak legt namelijk haarfijn bloot als u op materiële thema’s niet in control bent. Dit kan aanvankelijk als een koude douche worden ervaren. Bedenk dan wel dat dit leidt tot de noodzakelijke verbeterslagen, waarbij verbeteringen aan de hand van concrete voorbeelden kunnen worden aangebracht.

Wilt u weten wat Duroi.am kan betekenen bij het opzetten en inrichten van deze aanpak? Neem dan vrijblijvend contact op. Wij zijn graag bereid in een gesprek een nadere toelichting te verstrekken.

Het stambestand met customs commodity codes is vitaal voor de customs compliance van bedrijven die een internationale supply chain hebben. Zowel fiscale- als niet fiscale maatregelen hangen in belangrijke mate samen met de gegevens die in dit stambestand zijn vastgelegd. Onjuistheden kunnen leiden tot onjuiste douane-aangiften, onjuiste kostprijsberekeningen, verstoringen in de supply chain, etc.

Internationaal opererende bedrijven met een omvangrijk goederenpakket doen er alles aan om de regels op douanegebied zo goed mogelijk na te leven. Een belangrijk instrument daarbij is het opbouwen van een stamtabel met customs commodity codes, gekoppeld aan het artikelstambestand. Dit zorgt ervoor dat bij in- of verkoop van een artikel, of bij de kostprijsberekening van artikelen steeds automatisch een juiste code wordt gekoppeld aan een product. De customs commodity code, samen met het land van oorsprong en de datum van in -of uitvoer, bepalen welke fiscale- en niet fiscale maatregelen bij in- of uitvoer van toepassing zijn.

Er zijn nu twee risico’s te onderkennen:

• het risico van onjuist indelen van artikelen (koppeling artikel – goederencode onjuist)
• uitgaande van een juiste indeling: het risico van het koppelen van onjuiste fiscale- of niet-fiscale gevolgen aan deze indeling (koppeling goederencode – (niet-)fiscale gevolgen onjuist)

Bij een beperkt aantal artikelen zijn deze risico’s te overzien. Maar wat als er duizenden, of zelfs tienduizenden artikelen zijn? Dan is het accuraat bijhouden van het stambestand ‘a hell of a job‘! Niet alleen zullen alle nieuwe artikelen correct moeten worden geclassificeerd en voorzien van de juiste (niet-)fiscale parameters. Ook zullen relevante wetswijzigingen moeten worden vertaald naar reeds bestaande stamrecords. In beide gevallen kan sprake zijn van over- of onderbetaling van douanerechten.

Een interessante vraag is of er hulpmiddelen of toepassingen beschikbaar zijn die kunnen helpen bij beheersen van bovenstaande risico’s.

Zijn er hulpmiddelen beschikbaar?

Ondersteuning bij classificatie

Het (fysiek) beoordelen van artikelen en classificeren is en blijft ‘ouderwets handwerk‘ waarbij digitale ondersteuning nauwelijks zin lijkt te hebben. Toch is dit niet helemaal waar. Als de bestaande artikelen in het stambestand bijvoorbeeld zijn geclusterd op omschrijving via ‘fuzzy clustering‘ kan vrij eenvoudig zichtbaar worden gemaakt wat de indelingen zijn van vergelijkbare artikelen. Fuzzy clustering creëert als het ware ‘artikel-families‘. Het ligt voor de hand dat een artikel-familie dezelfde indeling volgt (hoeft zeker niet altijd zo te zijn, maar vaak wel). Dit kan de indeling van een nieuw artikel stukken eenvoudiger maken. Moet een bestaand artikel een herclassificatie ondergaan, dan is het eveneens uitermate handig om te weten tot welke artikel-familie het betreffende artikel behoort. Deze artikelen zullen dan waarschijnlijk ook door de herclassificatie zullen worden geraakt. Fuzzy-clustering in combinatie met het uitvoeren van statistische steekproeven op het stambestand is bovendien een krachtige combinatie, waarmee vrij eenvoudig en in continuïteit kan worden voldaan aan de ‘in control”-eis die door douane-instanties wordt gesteld, bijvoorbeeld voor het verkrijgen en behouden van een AEO-certificaat.

Analyse stambestand

Ook het op andere wijze digitaal analyseren van het stambestand met customs commodity codes kan grote toegevoegde waarde hebben. Komen de commodity codes nog wel voor in de EU TARIC database? Welke percentages douanerecht zijn op dit moment gekoppeld aan de customs commodity codes? Welke preferenties zijn in combinatie met verschillende landen van oorsprong van toepassing, m.a.w. waar kan ik op douanerechten besparen? Zijn er niet-fiscale maatregelen waarmee rekening moet worden gehouden? Is er sprake van landbouwheffingen, anti-dumping? Welke btw-percentages gelden bij invoer? Al dit soort vragen zijn eenvoudig te beantwoorden als het stambestand langs de EU TARIC database wordt gelegd. Praktisch probleem daarbij is de beschikbaarheid van de complete database. Via de juiste kanalen kan de complete database echter worden verkregen. En met de juiste kennis is de inhoud zelfs vrij te spelen voor analyse… In de door Duroi.am ontwikkelde applicatie Curiosity (Customs Risk and Opportunity Scan by use of IT) is de actuele tariefinformatie van de nieuwe Douane Tarief Voorziening (DTV) beschikbaar en kan antwoord op de hiervoor gestelde vragen worden gekregen. Bedrijven die aangifte doen via het zgn. ‘GPA-formaat‘ kunnen zonder veel omwegen profiteren van de analysekracht van Curiosity. Zij hoeven de aangifte die naar de douane wordt gestuurd maar door Curiosity heen te halen. Andere bedrijven kunnen hun stambestand met customs commodity codes aanleveren.

Wilt u weten wat Duroi.am kan betekenen bij het aanpakken van de risico’s rondom het stambestand met customs commodity codes? Neem dan vrijblijvend contact op. Wij zijn graag bereid een demo voor u te verzorgen.

De tijden van een papieren administratie zijn voorgoed voorbij, ook in het mkb. Niet langer kan de accountant zich veroorloven zijn controle ‘om de automatisering heen’ uit te voeren. In de dagelijkse accountantspraktijk groeit de behoefte om IT-aspecten concreet en gestructureerd te integreren in de accountantscontrole. Accountants worstelen regelmatig met deze integratie en het blijkt vaak niet eenvoudig te zijn om IT-deskundigheid goed in te zetten in het team.

Doel

Het rapport is primair geschreven voor accountants die zich in hun dagelijkse werk bezig houden met jaarrekeningcontroles. Het is echter ook zeer geschikt voor IT-auditors die worden ingeschakeld om, samen met de accountant, de effectieve vraagstelling en scope van een jaarrekeningcontrole te bepalen. Doel is het bij elkaar brengen van (traditionele) accountantscontrole en IT-Audit in een Integrated Audit Approach. Dat vraagt om passende kennis. In de praktijk zullen accountant en IT-auditor in veel gevallen dus nauw samenwerken. Deze innovatieve aanpak moet de kwaliteit van accountantscontrole helpen verhogen. De accountantscontrole kan zo efficiënter en effectiever en de accountant kan beter voldoen aan de verwachtingen die het maatschappelijk verkeer heeft.

Totstandkoming

Het rapport is tot stand gekomen door een gezamenlijk initiatief van NBA, NOREA en Tuacc. Met dit initiatief richten de auteurs zich op de ontwikkeling van een IT Integrated Audit Approach. Het rapport is geschreven door een projectgroep waarin professionals – accountants en IT-auditors – op vrijwillige basis zitting hebben.

Tijdsbestendig

Bewust zijn in het rapport trends in IT en specifieke onderwerpen als cloud en cybercrime achterwege gelaten. De doelstelling van het rapport is het schetsen van een raamwerk voor controles in een geautomatiseerde omgeving; een methodiek die tijdsbestendiger is dan actuele trends in IT. Download het volledige rapport hier: Jaarrekeningcontrole in het MKB: IT-audit geïntegreerd in de controle-aanpak

Er komt een revolutie op ons af, die dezelfde impact zal hebben als de industriële revolutie in de 19de eeuw. Dat stellen de auteurs van ‘The Second Machine Age’. Het proces van exponentiële technologische vernieuwing zal ingrijpende gevolgen hebben voor de samenleving, de economie en de arbeidsmarkt. Wat zijn de gevolgen voor banen in finance en accounting? En hoe kun je voorkomen dat je overbodig wordt?

Technologie – Wat komt er op ons af momenteel?

We staan aan het begin van een tijdperk van technologische ontwrichting. In The Second Machine Age: Work, Progress, and Prosperity in a Time of Brilliant Technologies bespreken auteurs Erik Brynjolfsson en Andrew McAfee hoe de ontwikkeling van computers heeft geleid tot een geleidelijke versnelling en nu klaar is volwassen te worden.

De wet van Moore is van kracht, die in 1975 stelde dat computerkracht ieder jaar verdubbelde. Bijna 40 jaar later en er is nog geen einde in zicht. Bij dergelijke exponentiële groei krijg je eerst grote getallen die nog te bevatten zijn: duizenden, miljoenen en miljarden. Daarna worden de getallen waarlijk bizar en kom je in science fiction gebied terecht. In een dergelijk tijdperk zijn we volgens Brynjolfsson en McAfee nu aanbelandt. Concreet betekent dit dat computers steeds beter worden in complexe patroonherkenning en communicatie.

De laatste jaren vrezen vele economen en overheidsleiders voor een einde aan economische groei. Volgens de auteurs is dit verre van de waarheid, omdat technologische vooruitgang een nieuw tijdperk van innovatie gaat inluiden. Innovatie zit veelal in het combineren van bestaande technologieën. De zelfsturende Google auto bijvoorbeeld, is tot stand gekomen door camera’s, sensoren en GPS-systemen in de mix te gooien. Dergelijke innovaties gaan er nu massaal komen, omdat door Moore’s wet voorheen dure technologieën nu voor weinig geld te krijgen zijn.

De auteurs van The Second Machine Age voorspellen dan ook een langdurige periode van innovatie en economische groei. Bij de introductie van nieuwe technologieën duurt het altijd een tijdje voordat de voordelen hiervan terugkomen in de productiecijfers. Bovendien vereisen digitale innovaties een andere kijk op economische groei. Nieuwe technologieën brengen namelijk waarde, maar niet noodzakelijk geld. Producten waar bedrijven eerst geld voor vroegen, maar die nu gratis op internet te krijgen zijn – zoals digitale content – leveren misschien geen bijdrage meer aan het Bruto Nationaal Product (BNP), maar dragen desalniettemin positief bij aan een stijgende welvaart in ruime zin.

Zo heeft het digitale tijdperk vele ongrijpbare ‘assets’ met zich meegebracht die er eerst minder waren: gebruikersgemak, tijdsbesparing, user generated content, welzijn en human capital. Wanneer we deze voordelen uitdrukken in een stijging van het BNP, zal de economische groei – zelfs in deze tijden van stagnatie – vele malen hoger liggen. De miljoenen uren die gebruikers bijvoorbeeld gratis doorbrengen op Facebook vinden zij kennelijk meer waard dan (betaalde) activiteiten die ze ook kunnen doen. Het BNP en onze welvaart bewegen misschien wel in tegengestelde richting momenteel. Kortom, het BNP staat is in deze tijd niet langer een adequate graadmeter voor economische groei.

Impact op de arbeidsmarkt

Dat nieuwe technologie vele voordelen met zich meebrengt voor de samenleving is duidelijk, maar hoe zit het met banen? Immers, we hebben nog altijd een inkomen nodig om te betalen voor al onze assets die nog van moleculen gemaakt zijn, zoals huizen, auto’s en voedsel. De auteurs van The Second Machine Age constateren dat er de laatste decennia economische groei heeft plaatsgevonden, kijkend naar BNP, die voor een groot deel te danken is aan technologische vooruitgang. In lagere en middeninkomens is sinds 1999 echter een teruggang meetbaar, terwijl topinkomens omhoog zijn geschoten. Kortom: toenemende inkomensongelijkheid. Dat lijkt logisch kijkend naar de transformatie in sommige sectoren. Kodak, een bedrijf dat ooit 150.000 werknemers van een inkomen voorzag, nog los van alle toeleveranciers en retailers die met het bedrijf verbonden waren, vroeg faillissement aan in 2013. In hetzelfde jaar nam Facebook fotoservice Instagram over voor 1 miljard dollar. Het bedrijf had op dat moment slechts 15 werknemers in dienst. Dit voorbeeld is illustratief voor wat technologie kan betekenen voor werkgelegenheid en inkomens. Er is een paradox ontstaan. Het BPD is gegroeid en innovatie gaat sneller dan ooit te tevoren. Toch zijn mensen ongekend negatief over de toekomst van hun kinderen.

De toekomst van Finance & Accounting

Een sector die het zwaar gaat krijgen door de technologische ontwrichting is in ieder geval de accountancy. In het onderzoek ‘The Future of Employment’ (Oxford Martin School) worden accountants en auditors genoemd als beroepen waarin de komende 20 jaar veel banen verloren zullen gaan door automatisering. Hier mogen we de administratieve banen ook onder scharen.

Fou-Khan Tsang schreef laatst op Accountancynieuws: ‘Een computer zou toch nooit in staat zijn om alle facturen 100% goed te boeken? Waarom niet? Met hoeveel factoren moet een computer rekening houden om een auto veilig te laten rijden? En met hoeveel factoren moet een computer rekening houden bij het boeken van een factuur? Ik denk dat in het laatste geval de hoeveelheid factoren maar zeer beperkt is en dat we binnen vijf jaar naar een 99,9% herkenning van facturen kunnen gaan.’ Tsang verwacht dan ook dat 50 procent van de administratieve functies binnen 30 jaar gaat verdwijnen.

Kansen om toch concurrerend te blijven op de arbeidsmarkt

Focus op advisering

Computers kunnen misschien wel de meest complexe analyses doorrekenen, het overtuigen van anderen over de juiste te varen koers is toch nog steeds een menselijk feestje. Focus je dus op je adviseringsvaardigheden, soft skills en beïnvloedingstechnieken om je te kunnen onderscheiden.

Benut de kracht van technologie

Het is duidelijk dat machines steeds beter worden in complexe communicatie en patroonherkenning. Maar waar mensen nog altijd in vooroplopen is het genereren van nieuwe ideeën en oplossingen voor de problemen van deze tijd. De beste schaker ter wereld is reeds lang geleden verslagen door IBM’s Deep Blue, maar in schaaktoernooien waarbij teams bestaande uit mensen en computers het opnemen tegen teams bestaande uit alleen computers, blijkt de eerste groep duidelijk sterker te zijn. Kortom, mensen en bedrijven die de kracht van technologie succesvol weten aan te wenden zullen nog altijd de voorsprong kunnen pakken.

Permanente Educatie

Ontwikkelingen gaan nu zo snel, dat professionals zich bijna continu moeten ontwikkelen in hun kennis en vaardigheden. Bezoek seminars, houd vakliteratuur bij, en volg relevante trainingen. Zoals bedrijven continu moeten innoveren om aan veranderende klantvragen te voldoen, moeten professionals dat ook om relevant te blijven.

Bron: www.financieel-management.nl