De Belastingdienst heeft op 4 november 2024 twee nieuwe standpunten gepubliceerd over de vergoeding van laadkosten van elektrische auto's van de zaak. Werkgevers die deze kosten willen vergoeden, moeten voortaan scherp opletten: een standaardvergoeding op basis van een gemiddelde energieprijs volstaat niet. De werkelijke situatie per werknemer moet leidend zijn.
KG:204:2024:14 Opladen auto van de zaak | Kennisgroepen
KG:204:2024:13 Vergoeding laadkosten auto van de zaak | Kennisgroepen
Twee routes voor onbelaste vergoeding
Werkgevers kunnen laadkosten van een auto van de zaak op twee manieren onbelast vergoeden:
-
Vergoeding als intermediaire kosten
De werknemer schiet de laadkosten voor en declareert deze bij de werkgever. Dit is alleen onbelast mogelijk als het gaat om de daadwerkelijk gemaakte kosten. Daarbij hoort een volledige berekening van de integrale elektriciteitsprijs, inclusief vaste en variabele lasten, en eventueel een evenredig aandeel van de afschrijving van zonnepanelen. -
Zakelijke transactie
De werknemer levert elektriciteit aan de werkgever tegen een marktconforme prijs. De werknemer ontvangt hiervoor een zakelijke vergoeding. Voorwaarde is dat deze prijs overeenkomt met tarieven die op het moment van leveren in de markt gebruikelijk zijn.
Geen vaste vergoeding op basis van gemiddelde energieprijs
Een belangrijk nieuw punt uit de standpunten is dat het niet toegestaan is om uit te gaan van een gemiddelde energieprijs, zoals gepubliceerd door bijvoorbeeld het CBS.
De Belastingdienst benadrukt dat de energiekosten per werknemer kunnen verschillen, afhankelijk van het individuele energiecontract, verbruik en aanwezigheid van bijvoorbeeld zonnepanelen.
Werkgevers moeten dus voor elke werknemer afzonderlijk beoordelen wat de werkelijke elektriciteitsprijs per kWh is. Daarbij moeten zij de specifieke contractvoorwaarden van de werknemer gebruiken, inclusief vaste leveringskosten en belastingen, tenzij de werknemer deze lasten al volledig privé gebruikt.
Ook het prijsplafond dat sinds kort geldt voor energieprijzen moet worden meegenomen in de berekening.
Leidend voor de beoordeling of sprake is van een marktconforme afspraak is de prijs die in de markt wordt aangeboden op het moment van het maken van de afspraak tussen de werkgever en de werknemer.
Openbare laadpalen
Als werknemers gebruikmaken van een openbare laadpaal, kunnen deze kosten eveneens onbelast worden vergoed, mits de werknemer de kosten daadwerkelijk voorschiet en kan onderbouwen met facturen of betaalbewijzen.
Praktische gevolgen voor werkgevers
Werkgevers die laadkosten willen vergoeden, moeten zorgen voor:
-
Een goede onderbouwing per werknemer van de integrale kostprijs van de elektriciteit;
-
Afstemming of zij kiezen voor vergoeding als intermediaire kosten of voor een zakelijke leveringsovereenkomst;
-
Vermijden van standaard vergoedingen op basis van gemiddelden.
Het hanteren van vaste vergoedingen zonder onderbouwing kan leiden tot een correctie van de loonheffingen, met naheffingen en mogelijk boetes als gevolg.
Tot slot: bewijslast bij de Belastingdienst
Hoewel werkgevers nauwkeurig moeten werken, kan het enige rust geven dat in geval van twijfel of de vergoeding hoger is dan wat onder zakelijke voorwaarden gebruikelijk is, of hoger is dan de werkelijke intermediaire kosten, het op de weg van de inspecteur ligt om dit aannemelijk te maken.
Met andere woorden: de Belastingdienst moet bewijzen dat sprake is van een bovenmatige vergoeding, niet de werkgever.
