Excel is nog altijd de meest gebruikte software bij het consolidatieproces door bedrijven. Hier kleven voor- en nadelen aan. Excel is goedkoop in licentie, het is al in huis en veel financials zijn er bekend mee. Maar het is ook foutgevoelig en er zijn verborgen kosten in de vorm van tijdsbesteding en beheersbaarheid. Een consolidatietool daarentegen zorgt voor meer snelheid, betrouwbaarheid en flexibiliteit, maar vergt wel een investering in tijd en geld in de opstartfase. Hoe maak je de juiste afweging? Enkele fundamentele argumenten op een rij.
Hoe ziet het consolidatieproces bij veel bedrijven uit?
Veel bedrijven werken in dit proces zoals gezegd nog met Excel. Dit heeft met verschillende redenen te maken. De directie wil graag zo snel mogelijk een geconsolideerde balans en winst-en-verliesrekening ontvangen. De controller heeft Excel al in huis en is er vaak behoorlijk vertrouwd mee. Dan is het invoeren hiervan niet al te ingewikkeld bij bedrijven met vijf tot maximaal tien entiteiten. Bovendien scheelt het tijd en geld, dus de controller hoeft de directie niet om budget te vragen om een consolidatietool aan te schaffen en te implementeren. Ze kunnen dit proces met eigen mensen en middelen opzetten en hoeven dus geen hulp van buiten te halen. Al met al genoeg redenen om het, in eerste aanleg, zo aan te pakken.
Wat is het probleem dan?
Deze aanpak kan in bepaalde bedrijfsomgevingen prima werken. Wanneer er sprake is van weinig dynamiek – dus geen frequente acquisities of de verkoop van verliesgevende onderdelen – én er goede finance mensen zitten is het een prima optie. Maar er kan een kantelpunt komen. Vaak is dit kantelpunt een groeiende en wisselende informatiebehoefte onder managers en directieleden. Excel is minder flexibel om hier snel op in te spelen, omdat daar veel tijd voor nodig is en die tijd niet beschikbaar is. Er ontstaat een enorme druk op de controller om snel en betrouwbaar de gevraagde management informatie te produceren. Een ander kantelpunt is dat bedrijven weer gaan bewegen. Wij zien nog wel degelijk groei, maar dan vooral buiten Europa. Nederlandse bedrijven met vestigingen in het buitenland hebben vaak ook met vreemde valuta en wisselkoersen te maken. Groei, vreemde valutaproblematiek, enzovoort kunnen redenen zijn om het consolidatieproces te herzien.
Wat zijn de voordelen van een consolidatietool?
Met de implementatie van een consolidatietool neemt de snelheid en betrouwbaarheid van rapporteren enorm toe. Dat ervaren managers en directieleden vaak als grootste voordeel. Excel is een single-user pakket en een consolidatietool multi-user. Dat versnelt het proces. Ook is het met een tool mogelijk om tussentijdse updates op te vragen. In een Excel gestuurd proces moet je toch wachten tot dat alle spreadsheets binnen zijn voordat je ze aan elkaar kunt verbinden en in de praktijk blijkt dat zelfs beveiligde templates aangepast worden door de entiteiten. De tijd die nu zit in het verzamelen van spreadsheets (verloren tijd van de controller) kan dan besteed worden aan business analyses en scenarioplanning.
Kortom, omdat rapportages en analyses met een tool sneller binnen of direct online op te vragen zijn, kunnen managers en directieleden sneller beslissingen nemen. Dat komt de wendbaarheid van de onderneming ten goede. Hoe eerder je weet hoe je ervoor staat, hoe sneller je acties kunt ondernemen door je forecast aan te passen of de strategie bij te stellen. Dat is het doel, je wilt het proces zo kort mogelijk maken.
Meer snelheid dus. Nog een argument voor de aanschaf van een tool is de besparing in geld en tijd op de externe accountantscontrole. Een accountant die constateert dat een organisatie een maatwerkoplossing gebruikt, wil iedere sheet apart beoordelen. Hij brengt de extra auditing kosten uiteraard in rekening. Bovendien willen bedrijven de duur van de controle het liefst zo kort mogelijk houden. Een Excel gebaseerd proces zorgt er juist voor dat accountants langer nodig hebben om alles te controleren. Hierop valt met een tool zeker winst te behalen.
Ook is veiligheid van de data een belangrijke zaak dat bedrijven in deze afweging moeten meenemen. Wat bij veel bedrijven gebeurt die met Excel werken, is dat de entiteiten zelf de cijfers invullen in rapportage templates die ze van het hoofdkantoor hebben gekregen. Vervolgens sturen ze de ingevulde templates – per e-mail en dus onbeveiligd – door naar het hoofdkantoor. Als alle informatie binnen is, voegen ze het op het hoofdkantoor samen tot één grote spreadsheet.
Een oplossing in Excel is en blijft maatwerk. Dat is de afweging die je als organisatie moet maken. Ga je zelf bouwen of koop je een standaard oplossing? Bij een maatwerk oplossing in Excel heb je altijd een bouwer in de organisatie, hetgeen tot afhankelijkheids- en continuïteitsproblemen kan leiden. Met een standaard oplossing voor consolidatie biedt continuïteit.
Tot slot, organisaties die toe zijn aan een consolidatietool moeten niet alleen kijken naar prijs maar ook of de leverancier als partner wil optreden bij de implementatie en inrichting. Je wilt dat een leverancier expert is en de pijnpunten helpt aanpakken en niet alleen het product levert en daarna niks meer doet. Het is een veranderproces en daar kun je de hulp van de leverancier, met veel kennis en ervaring over hoe het bij andere organisaties gebeurt, goed bij gebruiken.
