Kabinet wil slechts beperkte aanpassing
De evaluatie van de Werkkostenregeling (WKR) is op 23 maart jl. verschenen. Onderstaand hebben wij de belangrijkste conclusies uit de ‘Evaluatie Werkkostenregeling’ en de ‘Kabinetsreactie’ op een rijtje gezet.
Uitvoering van de WKR
De Werkkostenregeling (WKR) is de behandelingssystematiek van vergoedingen en verstrekkingen in de loonbelasting. Het systeem bestaat uit een aantal gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en de vrije ruimte. De vergoedingen en verstrekkingen die niet (of gedeeltelijk) zijn onder te brengen onder de gerichte vrijstelling (waaronder arbovoorzieningen, opleidingskosten en verblijfkosten) of onder de nihilwaarderingen (waaronder werkkleding en werkplekvoorzieningen), kan de werkgever onder de vrije ruimte van 1,2% van de fiscale loonsom brengen, waardoor deze in beginsel onbelast blijven. Hiervoor moet de werkgever deze vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsbestanddeel aanwijzen in de administratie, waarbij tevens moet worden voldaan aan het gebruikelijkheidscriterium.
Het primaire doel van de invoering van de WKR was om de administratieve lasten voor werkgevers te verminderen. Dit kon worden gerealiseerd doordat de vergoedingen en verstrekkingen die als eindheffingsbestanddeel zijn aangewezen en onder de vrije ruimte vallen, niet meer aan de individuele werknemers hoeven te worden toegerekend in de loonadministratie. Deze lastenverlichting is ten dele gerealiseerd. Mede door de aanpassingen in de loop der tijd op de regeling door o.a. de toevoeging van gerichte vrijstellingen en een verkleining van de vrije ruimte. Een belangrijke wijziging is de invoering van het noodzakelijkheidscriterium per 1 januari 2015.
Invoering noodzakelijkheidscriterium
Voor invoer van het noodzakelijkheidscriterium konden tablets, mobiele telefoons, computers en gereedschappen (hulpmiddelen) onder voorwaarde belastingvrij worden verstrekt. De voorwaarden bestonden uit een percentage aan zakelijk gebruik en was niet voor alle genoemde hulpmiddelen gelijk (10 % of 90%).
De invoering van het noodzakelijkheidscriterium heeft deze problemen weggenomen. De werkgever mag de genoemde hulpmiddelen belastingvrij verstrekken en vergoeden mits hij deze redelijkerwijs noodzakelijk acht in het kader van de dienstbetrekking en hiervoor de kosten voor zijn rekening neemt.
Resultaten uit de evaluatie WKR
- De grootste overschrijding blijkt voor te komen in de sector Openbaar bestuur en Onderwijs met een overschrijding van 7% tot 8%.De laagste overschrijding komt voor in de sector Detailhandel, Horeca en Overige dienstverlening met een overschrijding van 2% tot 3%.
- Uit het onderzoek blijkt dat kerstpakketten, bedrijfsuitjes, maaltijden, kilometervergoedingen boven 19 eurocent, fiets en de vakbondscontributie de meest voorkomende posten zijn die onder de vrije ruimte worden gebracht.
- De overschrijdingen van de vrije ruimte worden volgens de medewerkers van de Belastingdienst, intermediairs en werkgevers, vooral veroorzaakt door personeelsfeesten en bedrijfsjubilea.
Kabinetsreactie op de evaluatie van de WKR
- De toepassing van de WKR wordt door velen als complex ervaren. Deze complexiteit vloeit waarschijnlijk voort uit het gegeven dat werkgevers zoveel als mogelijk de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen willen benutten voordat ze een vergoeding of verstrekking onder de vrije ruimte willen brengen.
- De evaluatie geeft aan dat de grootte van de vrije ruimte maar in beperkte mate ontoereikend is. Het onderzoek op de aangiften loonbelasting over 2015 en 2016 geeft als resultaat dat tussen de 3% en 4% van de werkgevers eindheffing moet betalen over de vrije ruimte. Hierbij is ook geconstateerd dat de verschillen binnen de sectoren zeer beperkt zijn. Het kabinet ziet geen aanleiding om de vrije ruimte uit te breiden. Verder leidt een verdere uitbreiding van de gerichte vrijstellingen tot een compensatie door middel van een (verdere) verkleining van de vrije ruimte.
- Het ingevoerde noodzakelijkheidscriterium werkt naar behoren en de toepassing hoeft niet te worden uitgebreid.
Kabinetsreactie op aanpassingen op de WKR
Het kabinet ziet mogelijkheden om met kleine aanpassingen de WKR op enkele punten te vereenvoudigen. De door het kabinet genoemde vereenvoudigingen zijn:
- De verplichting tot het aanwijzen als eindheffingsbestanddeel van vergoedingen en verstrekkingen die gericht vrijgesteld zijn te laten vervallen;
- Het toe te staan dat een werkgever het voordeel van verstrekte maaltijden door middel van een steekproef vaststelt;
- De herinvoering van een normrente voor personeelsleningen om het (loon)voordeel eenduidig te kunnen vaststellen;
- Meer duidelijkheid geven over de eigen bijdrage van werknemers in relatie tot het noodzakelijkheidscriterium in het Handboek Loonheffingen.
Onze ervaring
De WKR in de praktijk leert ons dat:
- Met name in de gemeentepraktijk nogal wat inspanningen moeten worden verricht om de werkkostenregeling op een goede manier te administreren. Hierbij is het van uitzonderlijk belang om de juiste boekingsomschrijving mee te nemen om de feitelijke kosten op een correcte manier te kunnen duiden. De meest ideale oplossing zou een inrichting zijn, waarbij er een WKR-labeling aan de grootboekrekeningnummers wordt verbonden;
- Er voor iedere werkgever een aandachtspunt ligt op het gebied van de zakelijke onderbouwing bij een factuur om de kosten buiten de vrije ruimte te houden.
Wilt u meer inzicht krijgen in de juiste vastlegging in uw administratie dan kunnen wij een WKR-scan voor u verzorgen. Wilt u hierover meer informatie of over de WKR in het algemeen, neem dan geheel vrijblijvend contact op met onze collega’s Martijn Kuijer of Jo Seroo.
