inzake uitruil IKB-budget met onbelaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer in 2020 (coronatijd)
Na de uitbraak van de coronapandemie in maart 2020 werd door de Belastingdienst, middels een coronabesluit van 14 april 2020[1], goedgekeurd dat de werkgever voor het uitbetalen van een vaste (onbelaste) reiskostenvergoeding aan werknemers geen gevolgen hoefde te verbinden aan een wijziging in het reispatroon van de werknemers (voornamelijk vanwege de thuiswerkverplichting die landelijk ging gelden). De onbelaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer kon dus worden berekend en uitbetaald op basis van het vaste reispatroon van de werknemer vóór coronatijd, met toepassing van de 214-dagenregeling of nacalculatie.
Voor de uitruil van bruto IKB-budget met een vaste netto reiskostenvergoeding woon-werkverkeer is het goedkeuringsbesluit vervolgens op 16 juni 2020[2] aangescherpt. Als een recht op een vaste reiskostenvergoeding afhankelijk was van een keuze van de werknemer (bijvoorbeeld bij een cafetariasysteem zoals een IKB-regeling), dan moest deze zijn keuze vóór 13 maart 2020 hebben gemaakt. De vaste vergoeding moest dan een verworven onvoorwaardelijk recht zijn. Was dit niet het geval, dan mochten slechts de werkelijk door de werknemer gereisde woon-werkkilometers netto worden vergoed, tenzij de werknemer de vereiste (en aan te tonen) minimale 128 aantal reisdagen woon-werkverkeer haalde.
Binnen verschillende gemeenten was het, veelal vanuit praktische redenen, niet mogelijk geweest om eerder dan 13 maart 2020 deze keuze administratief aan te tonen. De Belastingdienst heeft bij controles in 2023 dan ook bij verscheidene gemeenten aangegeven dat in dat geval de reiskostenvergoedingen in 2020 (en 2021) alsnog aangewezen moeten worden ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Waarbij de gemeente 80% eindheffing moet betalen via de (correctie)loonaangifte over de overschrijding van de vrije ruimte van 2020 (en 2021). Zo ook bij de eisende partij in dit juridisch geschil (naheffingsaanslag: € 282.796), waarover de rechtbank op 5 september jl. heeft geoordeeld.
Bij de eisende partij dienden de werknemers in het voorafgaande jaar in het programma Youforce een akkoordverklaring in te vullen om in het komende jaar aanspraak te kunnen maken op de onbelaste reiskostenvergoeding. En vervolgens diende de werknemers in het programma Flex Benefits aan te geven wanneer zij het budget wilden inzetten voor één van de IKB-doelen, waaronder de onbelaste reiskostenvergoeding. Werknemers van eiseres hebben dit echter niet vóór 13 maart 2020 in Flex Benefits gedaan. Volgens de Belastingdienst zijn daarom de goedkeurende coronabesluiten niet van toepassing omdat er vóór 13 maart 2020 nog geen sprake is geweest van een onvoorwaardelijk recht.
De rechtbank volgt dit standpunt van de Belastingdienst in het geschil niet. In de letterlijke tekst van het goedkeuringsbesluit van 14 april 2020 staat niet dat sprake moet zijn van een onvoorwaardelijk recht op een vaste reiskostenvergoeding. Dit kan er ook niet in worden gelezen. Evenmin volgt dit uit de toelichting van dit goedkeuringsbesluit.
De verduidelijking in de toelichting op de goedkeuring in het besluit van 16 juni 2020 moet naar het oordeel van de rechtbank worden gelezen als een aanscherping of beperking van de goedkeuring van 14 april 2020. Deze aanscherping is in werking getreden met terugwerkende kracht tot en met 12 maart 2020. Dit acht de rechtbank echter in strijd met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, waaronder het rechtszekerheidsbeginsel en het evenredigheidsbeginsel. Het was immers voor werkgevers en werknemers niet meer mogelijk om hun handelen af te stemmen op deze aanscherping. Bovendien kon in de voorgaande jaren nog aan het einde van het jaar de keuze worden gemaakt voor een onbelaste reiskostenvergoeding die zag op het gehele jaar. Doordat dit door de aanscherping van 16 juni 2020 niet meer mogelijk zou zijn, werden de werkgevers en werknemers geconfronteerd met een voldongen feit, terwijl ze daar niet op bedacht hadden hoeven te zijn. Deze aanscherping dient daarom naar het oordeel van de rechtbank buiten beschouwing worden gelaten.
Voor zover er wel dient te worden uitgegaan van het standpunt van de Belastingdienst, dat sprake moet zijn van een onvoorwaardelijk recht uiterlijk 12 maart 2020, dan is de rechtbank van oordeel dat de werknemers van eiseres reeds vóór 13 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht hadden op een vaste reiskostenvergoeding. De werknemers hadden immers op grond van hun arbeidsvoorwaarden het recht om het IKB in te zetten voor een vaste reiskostenvergoeding in de zin van het besluit van 20 maart 2015. Daarbij is ter zitting bevestigd dat het in voorgaande jaren niet uitmaakte wanneer in het belastingjaar dat in Flex Benefits werd geregistreerd. Verder hebben de werknemers voorafgaand aan het jaar van uitruil, in dit geval 2019, een verklaring in Youforce ondertekend waarin staat dat de werknemer in het jaar van uitruil, in dit geval 2020, akkoord gaat met de uitruil van de reiskosten woon-werkverkeer. Het was in dat geval ook voor de werkgever niet mogelijk om deze uitruil te weigeren, met uitzondering van de situatie waarin sprake was van langdurige afwezigheid, zoals voorzien in het Besluit van 20 maart 2015. De werknemer zelf kon nog wel van de uitruil afzien door dit voor het einde van het belastingjaar niet aan te geven in Flex Benefits. Dit doet echter niet af aan het feit dat in de verhouding tussen werkgever en werknemer de werkgever een onvoorwaardelijke verplichting had tot uitbetaling en de werknemer een onvoorwaardelijk recht op uitbetaling en dat de vermelding in Flex Benefits in wezen een ‘opt out’-mogelijkheid inhoudt voor de werknemer. Dus ook als het standpunt van de Belastingdienst zou moeten worden gevolgd, is aan de voorwaarden van het goedkeuringsbesluit van 14 april 2020 voldaan.
Kortom: Heeft de gemeente telkens voorafgaand aan het belastingjaar een (aantoonbare) verklaring of goedkeuring ontvangen van de werknemer dat hij of zij gebruik wilt maken van uitruil voor een vaste reiskostenvergoeding, dan is de uitruil voor 2020 (en 2021) op grond van deze uitspraak goed gegaan voor deze werknemers. Is dat niet het geval, dan kan men zich wellicht nog beroepen op het standpunt van de Rechtbank dat de aanscherping van 16 juni 2020 buiten beschouwing gelaten kan worden. In de voorgaande jaren kon namelijk ook nog aan het einde van het jaar de keuze worden gemaakt voor een onbelaste reiskostenvergoeding die zag op het gehele jaar. De aanscherping van 16 juni 2020confronteerde de werkgevers en werknemers zodoende met een voldongen feit, terwijl ze daar niet op bedacht hadden hoeven te zijn. We dienen uiteraard af te wachten of de Belastingdienst nog hoger beroep aantekent deze uitspraak.
[1] Besluit van 14 april 2020, nr. 2020-6767
[2] Besluit van 16 juni 2020, nr. 2020-12560
